辦公文秘的工作技巧
�、迏f(xié)辦式：整個(gè)接待工作由外事部門或其他有關(guān)部門負(fù)責(zé)，秘書部門只是協(xié)助辦理有關(guān)事項(xiàng)。
三是內(nèi)賓接待的技巧。
1、工作要求：負(fù)責(zé)接待人員態(tài)度要和藹、誠(chéng)懇;接談回答要認(rèn)真、負(fù)責(zé);介紹情況要做到實(shí)事求是、嚴(yán)守機(jī)密;服務(wù)工作要熱情周到。
2、接待程序：接受任務(wù)——了解來賓——預(yù)定食宿——派人接站——商議日程——禮節(jié)拜訪——組織會(huì)談——陪同來賓——安排送站——接待小結(jié)
3、接待內(nèi)容：對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)來賓的接待;對(duì)平級(jí)機(jī)關(guān)和與本單位有業(yè)務(wù)來往的外單位來賓的接待(分領(lǐng)導(dǎo)同志來與一般工作人員來兩種情況);系統(tǒng)受管單位來賓的接待;對(duì)新聞?dòng)浾叩慕哟?/p>
四是外賓接待的技巧。
1、基本原則：統(tǒng)一的原則;適應(yīng)性原則;平等的原則;內(nèi)外有別的原則;節(jié)儉的原則。
2、接待工作種類：①業(yè)務(wù)性接待工作(搜集資料，熟悉情況;為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策;斟字酌句，把好文字關(guān));②事務(wù)性接待工作(迎來送往的安排;會(huì)見、會(huì)談的安排;宴請(qǐng)安排;文藝活動(dòng)、參加游覽等)。
五是宴請(qǐng)接待安排技巧。
1、宴請(qǐng)的幾種形式。
國(guó)際上通用的宴請(qǐng)(賓)形式有宴會(huì)、招待會(huì)、茶會(huì)、工作進(jìn)餐等。宴賓活動(dòng)采用何種形式，通常根據(jù)活動(dòng)目的、邀請(qǐng)對(duì)象以及經(jīng)費(fèi)開支等各種因素而定。
(1)宴會(huì)：①國(guó)宴。(略)
�、谡窖鐣�(huì)。除不掛國(guó)旗、不奏國(guó)歌及出席規(guī)格不同外，其余安排大體與國(guó)宴相同。有時(shí)亦安排樂隊(duì)奏席間樂，賓主均按身份排列就座。
�、郾阊纭＜捶钦窖鐣�(huì)，常見的有午宴、晚宴，有時(shí)亦有早上舉行的早宴。這類宴會(huì)形式簡(jiǎn)便，可不排座位，不作正式講話，菜肴道數(shù)亦可酌減。便宴較為隨便、親切，宜于日常友好交往。
④家宴。即在家中設(shè)宴招待客人，以示親切友好，家宴往往由主婦親自下廚烹調(diào)，家人共同招待。
(2)招待會(huì)：①冷餐會(huì)(自助餐)。這種宴請(qǐng)形式的特點(diǎn)是不排席位，菜肴以冷食為主，也可以用熱菜，連同餐具陳設(shè)在菜桌上，供客人自取。冷餐會(huì)，在我國(guó)常用于官方正式活動(dòng)，我國(guó)舉行的大型冷餐招待會(huì)，往往用大圓桌，設(shè)座椅，主賓席排座位，其余各席不固定座位，食品與飲料均事先放置桌上，招待會(huì)開始后，自動(dòng)進(jìn)餐。
②酒會(huì)。又稱雞尾酒會(huì)，這種招待形式較活撥，便于廣泛接觸交談。招待會(huì)以酒水為主，略備小吃。不設(shè)座椅，僅置小桌(或茶幾)，以便客人隨意走動(dòng)。
(3)茶會(huì)。這是一種簡(jiǎn)便的招待形式，舉行的時(shí)間一般在下午四時(shí)左右(也有上午十時(shí)舉行的)。茶會(huì)通常設(shè)在客廳，不用餐廳。廳內(nèi)設(shè)茶幾、座椅，不排席位。
(4)工作進(jìn)餐。按用餐時(shí)間分為工作早餐、工作午餐、工作晚餐，它是現(xiàn)代國(guó)際交往中經(jīng)常采用的一種非正式宴請(qǐng)形式(有時(shí)由參加者各自付費(fèi))，利用進(jìn)餐時(shí)間，邊吃邊談問題。在代表團(tuán)活動(dòng)中，往往因日程安排不開而采用這種形式。進(jìn)餐往往排席位，如用長(zhǎng)桌，其座位排法與會(huì)談桌位安排相仿。
2、宴請(qǐng)的準(zhǔn)備工作。
首先要確定宴請(qǐng)的目的、名義、對(duì)象、范圍與形式。其次要確定宴請(qǐng)時(shí)間和地點(diǎn)。還有，宴請(qǐng)席位的編排也是一項(xiàng)很重要的準(zhǔn)備工作。現(xiàn)時(shí)通用的模式一般都與會(huì)議中安排座次的圓桌式或方桌式差不多。以圓桌為例，主人應(yīng)面向正門居中而坐，主賓坐在主人左手一邊，第二位的賓客坐在主人右手一邊，依次類排。最后的一項(xiàng)準(zhǔn)備工作就是發(fā)送請(qǐng)柬。便宴經(jīng)約妥之后，可不發(fā)請(qǐng)柬，工作進(jìn)餐一般不發(fā)請(qǐng)柬。
3、宴請(qǐng)過程中的禮儀
�、傧爸魅嗽鯓佑涌腿耍褐魅艘话阍陂T口迎接客人，有時(shí)還可有少數(shù)其他人員陪同主人列隊(duì)歡迎客人。主賓到達(dá)后，由主人陪同進(jìn)入休息廳與其他客人見面。主人陪同主賓進(jìn)入宴會(huì)廳，全體客人就座。
②席間主人怎樣向客人敬酒、敬菜：客人入座之后，主人首先應(yīng)該起立，舉杯向客人敬酒。碰杯先后以座次順序?yàn)樾�，從主到次進(jìn)行，只僅僅一杯即可，不可碰得太響。碰杯干杯之后，主人應(yīng)持筷子示意，請(qǐng)客人正式用餐。宴會(huì)進(jìn)行中，當(dāng)客人互相謙讓，不肯下箸時(shí)，作為主人，便有給客人敬菜的任務(wù)。
——當(dāng)每一道菜端上桌時(shí)，主人可簡(jiǎn)單介紹一下這道菜的色、香、味等特色，并熱情招呼客人動(dòng)箸，嘗試。
——當(dāng)餐桌上的客人有主次、長(zhǎng)幼之分時(shí)，每一道菜上來，主人應(yīng)先請(qǐng)主客或者長(zhǎng)者首先品嘗。
——分菜時(shí)，主人可站立起來，用公筷、公匙為客人分菜。首先分給在座的主客或長(zhǎng)者。
——當(dāng)客人對(duì)某道菜表示婉謝時(shí)，主人不宜強(qiáng)人所難，硬將菜塞到客人碗里。
�、巯笾魅嗽鯓託g送客人。
客人就餐完畢，起身告辭。主人應(yīng)送主賓至門口，熱情話別，要等主賓離去后，主人才可關(guān)門或轉(zhuǎn)身回到宴會(huì)廳。
(六)關(guān)于會(huì)務(wù)管理的技巧
一是認(rèn)真做好會(huì)前準(zhǔn)備工作。
①確定會(huì)議名稱：以與會(huì)者的身份或職務(wù)作為會(huì)議名稱的主體;以會(huì)議的內(nèi)容作為會(huì)議名稱的主體;②確定會(huì)議時(shí)間(會(huì)期宜短不宜長(zhǎng));③確定會(huì)議地點(diǎn);④確定與會(huì)人員;⑤會(huì)議議題的確定：領(lǐng)導(dǎo)確定議題，辦公室和有關(guān)部門準(zhǔn)備材料;辦公室主動(dòng)收集議題;下級(jí)部門提出的議題;上級(jí)機(jī)關(guān)提出的議題;⑥制發(fā)會(huì)議通知：一般采用文件或電報(bào)形式，要求簡(jiǎn)明扼要，概念準(zhǔn)確，寫清楚會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、員、要求等;⑦會(huì)議議程、日程與程序的確定：會(huì)議議程是指會(huì)議所要通過文件、解決問題的概略安排。日程則是指會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)在會(huì)期以內(nèi)的每一天中的具體安排。程序是指為完成會(huì)議議程而按照工作順序和時(shí)間先后依次安排的會(huì)議工作體系，是對(duì)會(huì)議議程的具體化;⑧組織會(huì)議報(bào)到;⑨擬制編組名單;⑩準(zhǔn)備會(huì)議文件：草擬文件，審閱文件，文件送迎。
二是認(rèn)真搞好會(huì)議管理。
1、會(huì)議管理方法
�、傩姓椒ǎ航⒈匾臅�(huì)議制度;頒布會(huì)議政策;制定會(huì)議計(jì)劃;會(huì)議審計(jì)活動(dòng)。②法律方法：立法;司法。③經(jīng)濟(jì)方法：經(jīng)濟(jì)杠桿;經(jīng)濟(jì)處罰。
2、會(huì)間組織服務(wù)工作：①組織簽到;做好會(huì)議記錄;②編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào);③會(huì)議特殊情況的處理;④特殊會(huì)議的組織工作。
三是做好會(huì)議禮儀。
1、安排好會(huì)場(chǎng)。
首先，選擇會(huì)場(chǎng)：大小要適中;地點(diǎn)要合理;附屬設(shè)施要齊全;要有停車場(chǎng)地。其次，會(huì)場(chǎng)選定，接著是布置。人民代表大會(huì)的會(huì)場(chǎng)要布置得隆重莊嚴(yán);慶祝大會(huì)的會(huì)場(chǎng)要布置得喜慶熱烈;紀(jì)念性會(huì)議的會(huì)場(chǎng)要布置得肅穆典雅;業(yè)務(wù)洽談會(huì)議、看樣訂貨會(huì)議、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議的會(huì)場(chǎng)要布置得和諧親切。一些大型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)門口，還要張貼“歡迎”之類的標(biāo)語。
2、正確設(shè)計(jì)主席臺(tái)和會(huì)場(chǎng)形式。
(1)主席臺(tái)設(shè)置：①大型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)大多設(shè)主席臺(tái)，和與會(huì)人員呈面對(duì)面形式。②中型會(huì)議的主席臺(tái)，設(shè)在舞臺(tái)上面或下面均可，如設(shè)在臺(tái)下，要離與會(huì)者近一點(diǎn)，稍微墊高一點(diǎn)。③小型會(huì)議可不設(shè)主席臺(tái)。
(2)會(huì)場(chǎng)形式種類(根據(jù)交際需要和情況而選定)：①圓桌式、方桌式。在圓桌或方桌的周圍安放椅子，可以互相看得見。領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)議成員可以無拘無束地自由交談，適合于召開16~20人左右的小型會(huì)議。②“口”字型。如果出席會(huì)議的人較多，可以把桌子擺成口字型，內(nèi)側(cè)也可以安排座位。③“匚”字型、“V”字型。擺成“匚”字型、“V”字型時(shí)，要注意主席位置，要有黑板或銀幕。就像研討會(huì)使用黑板或幻燈那樣，要讓與會(huì)者不必挪動(dòng)座位就可以看到。④教室型。是目前中國(guó)最通行的開中型、大型會(huì)議的會(huì)議形式，它便于召開發(fā)布會(huì)或以說明情況、傳達(dá)情報(bào)為目的的會(huì)議。
3、注意排列座次。
主席臺(tái)座次，以上主席臺(tái)人員的職務(wù)(或社會(huì)地位、聲望)高低排列，最高的排在第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為重點(diǎn)，面向會(huì)場(chǎng)，依左為上、右為下的原則排列。若有幾排座位，其余各排的排位可靈活掌握。
其他參加會(huì)議的人員面對(duì)主席臺(tái)就座，習(xí)慣采用以下幾種方法排列：①按漢字筆畫排列;②按地理位置排列;③按行業(yè)系統(tǒng)排列;
4、搞好會(huì)務(wù)服務(wù)。
�、贉�(zhǔn)備好會(huì)議文件和材料，包括工作報(bào)告、典型經(jīng)驗(yàn)、會(huì)議須知、日程表、編組名單。②辦妥后勤服務(wù)事宜。③大型會(huì)議要做好新聞發(fā)布準(zhǔn)備工作。
5、注意會(huì)議禮儀特點(diǎn)。
①代表會(huì)議的禮儀;②工作會(huì)議的禮儀;③例會(huì)的禮儀;④報(bào)告會(huì)的禮儀;⑤座談會(huì)的禮儀;⑥經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)的禮儀;⑦表彰會(huì)的禮儀;⑧紀(jì)念會(huì)的禮儀;⑨慶賀會(huì)的禮儀;⑩新聞發(fā)布會(huì)的禮儀。
四是做好會(huì)后事項(xiàng)處理工作。
1、整理會(huì)議記錄;2、印發(fā)會(huì)議紀(jì)要;3、安排與會(huì)人員離會(huì);4、會(huì)議文件和立卷歸檔;5、會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)與催辦;6、會(huì)議新聞報(bào)道;7、會(huì)議財(cái)務(wù)決算;8、總結(jié)會(huì)議工作(積累經(jīng)驗(yàn)、明確成績(jī)和缺點(diǎn))。
(七)關(guān)于后勤工作的技巧(關(guān)鍵是對(duì)人的要求：人要正、事要公、管要嚴(yán))
1、要熟悉后勤工作的特性：具有先行性、服務(wù)性、不可替代性和實(shí)用性的大特性。
2、要選用愛崗敬業(yè)的后勤人員。具備“負(fù)責(zé)、實(shí)干、勤儉、奉獻(xiàn)、無私”主動(dòng)精神。
3、要熟悉后勤服務(wù)工作的任務(wù)：
(1)房產(chǎn)管理：基本建設(shè);房產(chǎn)的分配;房產(chǎn)的維修;水電及供暖設(shè)施的管理;費(fèi)用管理。(2)辦公用品管理：計(jì)劃;購(gòu)置與保管;發(fā)放;經(jīng)費(fèi)核算。(3)機(jī)關(guān)環(huán)境管理：搞好總體規(guī)劃;衛(wèi)生管理;環(huán)境保護(hù)工作;綠化工作;安全保衛(wèi)工作。(4)車輛管理：車輛的配備定編;購(gòu)置、更新車輛;值班、調(diào)度;車輛的維修及保養(yǎng)。(5)公共服務(wù)部門管理：電話服務(wù)部門;招待所的管理;醫(yī)療衛(wèi)生所的管理;食堂管理;物業(yè)設(shè)備的管理。
(八)關(guān)于公文的寫作技巧
一是要熟悉掌握公文主旨的確定依據(jù)。
1、黨和國(guó)家以及上級(jí)文件是公文主旨確立的直接依據(jù);2、領(lǐng)導(dǎo)意圖是公文主旨的具體要求;3、工作實(shí)踐是確立公文主旨的直接因由。
二是要熟悉地運(yùn)用公文主旨的表現(xiàn)形式。
1、題目明旨;2、開門見山;3、卒章顯志;4、片言居要;5、一線貫通。
三是正確選取和使用公文材料。
1、材料的占有：直接材料和間接材料;現(xiàn)實(shí)材料和歷史材料;具體材料和概括材料;正確材料和反面材料。2、選材的要求：準(zhǔn)確;新穎;真實(shí);典型。3、公文材料的使用方法：先亮觀點(diǎn)，后列材料;先列材料，后擺觀點(diǎn);邊列材料，邊擺觀點(diǎn)。
四是巧妙組織和安排公文結(jié)構(gòu)。
1、結(jié)構(gòu)組成：標(biāo)題、開頭、結(jié)尾、層次和段落、過渡和照應(yīng)。
2、結(jié)構(gòu)安排：縱向組合結(jié)構(gòu)(直敘式、遞進(jìn)式)、橫向組合結(jié)構(gòu)(并列式、總分式)、縱橫交叉結(jié)構(gòu)。
3、結(jié)構(gòu)要求：必須圍繞主旨安排結(jié)構(gòu);必須有明確、清晰的層次;必須做到完整、嚴(yán)謹(jǐn)、勻稱。
4、公文的表述方式：敘述、議論、說明。
5、公文的語言運(yùn)用：規(guī)范性詞語的運(yùn)用;大量使用介賓短語;簡(jiǎn)縮和模糊語言(比如“原則同意”)。
(九)關(guān)于督查督辦工作的技巧
一是熟悉掌握要督查的內(nèi)容。
1、檢查上級(jí)制定的方針、政策、重要的文件和重要會(huì)議精神貫徹落實(shí)情況;
2、檢查上級(jí)重要工作部署，重要決定事項(xiàng)的落實(shí)情況;
3、檢查上級(jí)和本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志重要批示和交辦事項(xiàng)落實(shí)情況;
4、認(rèn)真完成上級(jí)黨委辦公室交辦的督促檢查事項(xiàng);
5、負(fù)責(zé)人大代表、政協(xié)委員提出的需要答復(fù)的有關(guān)提案、議案辦理情況的督查;
6、領(lǐng)導(dǎo)同志認(rèn)為必須督促檢查的重要事項(xiàng)。
二是熟練掌握督查工作的技巧。
1、督察報(bào)告的寫作技巧：要突出本地特色;督察報(bào)告的主要任務(wù)是向上反映督查工作的重要情況;要突出反映問題。
2、查辦催辦的技巧：與信息工作、調(diào)查研究工作、信訪工作相結(jié)合;實(shí)事求是，秉公辦案;分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口辦理;領(lǐng)導(dǎo)上陣，親自查辦;堅(jiān)持結(jié)報(bào)反饋制度;樹立全局觀念，圍繞改革和建設(shè)這個(gè)中心，以查辦催辦黨和政府各項(xiàng)改革方針、決策和重要工作部署的貫徹執(zhí)行情況為主。
3、專項(xiàng)查辦的技巧：要事實(shí)清楚處理得當(dāng);嚴(yán)格查處時(shí)限，徹底查清事實(shí)。
4、跟蹤督查的技巧：要看實(shí)際工作效果如何;要強(qiáng)調(diào)深入，掌握實(shí)際。
(十)關(guān)于給領(lǐng)導(dǎo)提建議的技巧
一是考慮領(lǐng)導(dǎo)易于接受的建議方式和時(shí)機(jī)。
1、以子之矛攻子之盾的提建議法：以領(lǐng)導(dǎo)的話作為個(gè)人評(píng)價(jià)事物的標(biāo)準(zhǔn);以行為證據(jù)證其偽;指陳先言明其心。2、娛樂中要適時(shí)提建議：潛移默化，潤(rùn)物無聲;借題發(fā)揮，巧妙引申;切勿掃興。
二是提意見要注意不讓領(lǐng)導(dǎo)丟面子。領(lǐng)導(dǎo)十分注意自己在公開場(chǎng)合，特別是在其他領(lǐng)導(dǎo)或者眾多下屬在場(chǎng)的時(shí)候，不能丟面子。如果辦公室主任的意見使領(lǐng)導(dǎo)感到難堪，即使是出于善意的愿望，即使是“對(duì)事不對(duì)人”，但其結(jié)果卻必然是一樣的：使領(lǐng)導(dǎo)的威信受到損害，自尊受到傷害。
三是迂回表達(dá)反對(duì)意見。過于直接的批評(píng)方式，會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)自尊心受損。因?yàn)檫@種方式使得問題與問題、人與人面對(duì)面地站到了一起，除了正視彼此以外，已沒有任何的回旋余地，而且，這種方式是最容易形成心理上的不安全感和對(duì)立情緒的。迂回的方法很容易擺脫其中的各種利害關(guān)系，淡化矛盾或轉(zhuǎn)移焦點(diǎn)，從而減少領(lǐng)導(dǎo)的敵意。在心緒正常的情況下，理智占了上風(fēng)，領(lǐng)導(dǎo)自然會(huì)認(rèn)真地考慮所提的意見，不至于先入為主地將意見一棒子打死。